Политика ООО «ЭЛЕМЕНТЕКС» в отношении обработки персональных данных

О чём этот документ

Политика в отношении обработки персональных данных (далее — «Политика») объясняет порядок и условия обработки ваших персональных данных, когда вы посещаете наши сайты или пользуетесь сервисами, которые принадлежат нам или предоставляются нами, в том числе сервисами XML-Платформы. Наши сайты — xmlplatform.ru, пояснительнаязаписка.рф и заданиенапроектирование.рф, включая их поддомены; этим перечень не ограничивается: Политика действует и на других наших сайтах, которые на неё ссылаются.

Политика разработана во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и опубликована на сайтах, чтобы каждый мог ознакомиться с ней без ограничений.

Если на сайте вы встретили слова «политика конфиденциальности» или «политика в отношении персональных данных», речь идет об этой Политике.

Мы можем обновлять Политику. Мы всегда указываем дату действующей редакции в начале документа, над заголовком, а заметные изменения сообщаем на сайте.

Кто мы

Мы — компания ЭЛЕМЕНТЕКС (ООО «ЭЛЕМЕНТЕКС», ОГРН 1247700665475 ИНН 9725170750, адрес места нахождения: город Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Даниловский, проезд 1-й Автозаводский, дом 4 корпус 1 помещение 47/1/5).

Когда в Политике используются слова «мы», «наша компания», речь идет об указанной выше ООО «ЭЛЕМЕНТЕКС» — операторе персональных данных.

Мы уважаем конфиденциальность ваших данных и делаем всё для того, чтобы соблюдать требования законной обработки данных и сохранять ваши персональные данные в безопасности. Мы используем их только в тех целях, для которых вы их нам передали.

Чьи данные мы обрабатываем и для чего

Мы обрабатываем персональные данные:

• пользователей сервисов XML-Платформы — для регистрации и входа в личный кабинет, подтверждения адреса электронной почты и номера телефона, работы с документами, оказания услуг по договору (оферте), ответов на обращения в поддержку и защиты учётной записи;
• посетителей наших сайтов — для обработки входящих запросов, обезличенного подсчёта заходов и, только с вашего согласия, для статистики посещений, по которой мы улучшаем сайты;
• кандидатов (соискателей) на работу с нами — для рассмотрения возможности трудоустройства в нашу компанию и для ведения кадрового резерва компании;
• сотрудников и членов семей сотрудников — для ведения кадровой работы, обучения, направления в командировки, учёта результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством РФ условий труда, гарантий и компенсаций;
• представителей клиентов и контрагентов — для заключения (исполнения) договора, делового общения, информационного взаимодействия;
• посетителей нашего офиса — для выдачи им пропуска.

Специальные категории персональных данных (о здоровье, убеждениях и т. п.) и биометрические персональные данные мы не обрабатываем.

Какие данные пользователей платформы мы обрабатываем

Мы обрабатываем только то, что нужно для названных целей:

• имя и фамилию, адрес электронной почты и номер телефона — их вы указываете при регистрации;
• сведения о входе в кабинет: дату и время, IP-адрес, тип браузера и устройства — для защиты учётной записи от чужого входа;
• запись о том, какую редакцию согласия и договора (оферты) вы приняли и когда;
• содержание обращений в поддержку и приложенные к ним файлы;
• данные, которые вы сами вносите в документы и справочники платформы.

Если в документы вы вносите персональные данные других людей (подписантов, специалистов, работников, заявителей), мы обрабатываем их по вашему поручению и только для работы с этими документами. Законное основание такой обработки — например, согласие этих людей — обеспечиваете вы.

Кому мы передаём персональные данные

Мы поручаем обработку персональных данных контрагентам, которые оказывают нам услуги, — каждому только то, что нужно для его услуги:

• размещение серверов сайтов и личного кабинета, хранение файлов — Общество с ограниченной ответственностью «ТАЙМВЭБ.КЛАУД» (Timeweb Cloud), ИНН 7810945525, ОГРН 1227800052215, адрес: 420500, Республика Татарстан, Верхнеуслонский муниципальный район, г. Иннополис, ул. Университетская, д. 7, офис 605;
• доставка писем: кодов входа, уведомлений и ответов поддержки — Акционерное общество «Селектел» (Selectel), ИНН 7810962785, ОГРН 1247800067790, адрес: 196006, г. Санкт-Петербург, ул. Цветочная, д. 21, литера А;
• доставка писем, второй поставщик (на случай, если первый не отвечает), и размещение счётчика посещений — Общество с ограниченной ответственностью «Авгуро Технолоджис» (Jino), ИНН 7706641390, ОГРН 1067760321090, адрес: 129110, г. Москва, ул. Щепкина, д. 47, стр. 1, помещ. 3/2;
• подтверждение номера телефона звонком — Общество с ограниченной ответственностью «Облачная лаборатория» (Plusofon), ИНН 7722823704, ОГРН 5137746010122, адрес: 111024, г. Москва, ул. Авиамоторная, д. 50, стр. 2, помещ. 62/14Ч;
• подсказки реквизитов организаций и индивидуальных предпринимателей и адресов по тому, что вы вводите в поле подсказки, — Общество с ограниченной ответственностью «Дейта Кью» (DaData), ИНН 7721581040, ОГРН 5077746329876, адрес: 119034, г. Москва, пер. Турчанинов, д. 6, стр. 2, помещ. 1/3; ваш сетевой адрес DaData не получает.

Со всеми контрагентами заключаются договоры, и они обязаны соблюдать конфиденциальность и требования Закона.

Статистику посещений мы собираем собственным счётчиком на нашем сервере и только с вашего согласия. Рекламных систем и иностранных сервисов аналитики на наших сайтах нет.

Мы не осуществляем трансграничную передачу персональных данных: данные хранятся и обрабатываются на серверах, расположенных на территории Российской Федерации.

Мы передаём данные органам власти, когда этого требует закон (например, по запросу суда).

Откуда мы получаем ваши данные

Мы получаем персональные данные напрямую от вас, когда вы заполняете формы на нашем сайте или в личном кабинете.

В случаях, когда это прямо предусмотрено нормами права, мы получаем ваши персональные данные от третьих лиц. К примеру, чтобы удостовериться, что вы генеральный директор компании N, мы проверяем данные в ЕГРЮЛ, не уведомляя вас об этом.

Часть данных мы получаем автоматически, когда вы пользуетесь сайтом: сведения о входе в кабинет и, если вы согласились на статистику, сведения о посещении страниц. Для работы сайтов мы используем cookies (вход в кабинет и ваш ответ в окне о сборе данных — он один для сайта и личного кабинета) и хранилище браузера Local Storage (тема оформления и другие настройки). Мы не используем cookies для установления вашей личности как конкретного пользователя наших сервисов.

Кроме того, мы считаем заходы на сайты обезличенно — без cookies и без вашего согласия: из сетевого адреса и сведений о браузере вычисляется условный код, который меняется каждые сутки, а сам адрес не сохраняется. По такому коду нельзя установить личность посетителя: мы видим только число заходов.

Сколько мы храним данные

Мы храним персональные данные не дольше, чем этого требуют цели обработки, если более долгий срок не установлен законом или договором.

Данные учётной записи — пока существует ваш кабинет. Удалить кабинет вы можете сами, в разделе «Учётная запись». После удаления кабинета или отзыва согласия мы прекращаем обработку и удаляем или обезличиваем данные в течение 30 дней, кроме сведений, которые закон обязывает хранить дольше, и сведений, подтверждающих юридически значимые действия (например, подписанные версии документов и журнал действий с ними).

Журнал действий в личном кабинете и действий администраторов хранится бессрочно: он подтверждает юридически значимые действия. IP-адреса в журнале старше одного года обезличиваются.

Статистика посещений хранится в обезличенном виде.

Как мы защищаем ваши данные

В компании назначен ответственный за организацию обработки персональных данных и их защиту;

• для обеспечения безопасности персональных данных в наших информационных системах внедрена система защиты персональных данных в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ;
• соединение с сайтами защищено шифрованием, доступ к данным разделён по правам, а действия администраторов записываются в журнал;
• все носители с персональными данными, как бумажные, так и электронные, подлежат учёту, мы соблюдаем строгие требования по их хранению и уничтожению;
• доступ к персональным данным есть только у минимально необходимого количества наших сотрудников и только в целях выполнения должностных обязанностей;
• мы постоянно обучаем наших сотрудников, занятых в обработке персональных данных;
• с помощью системы внутреннего контроля мы повышаем уровень безопасности персональных данных и при обнаружении несоответствий в самые короткие сроки устраняем их причины.

Если произойдёт утечка персональных данных, мы сообщим о ней в Роскомнадзор в сроки, установленные Законом.

Как мы соблюдаем ваши права

Мы соблюдаем ваши права, предусмотренные Законом, здесь мы скажем тезисно, в любом случае исполняем так, как указано в Законе:

• право знать, как и какие ваши данные мы используем (ст. 18 Закона),
• право на доступ к вашим персональным данным. Вы можете запросить их у нас в любое время (ст. 14 Закона),
• право отозвать согласие на обработку, если мы обрабатываем данные с вашего согласия (ст. 9 Закона),
• право на уточнение данных, их удаление, блокирование или возражение против обработки (ст. 20, 21 Закона),
• право обжаловать наши действия или бездействие в Роскомнадзоре или в суде (ст. 17 Закона).

Вы в любой момент можете исправить свои данные, удалить их самостоятельно либо попросить нас об этом. Если вы считаете и обладаете подтверждением, что мы:

• обрабатываем данные незаконно,
• в большем объёме, чем это требуется,
• не в тех целях, которые были озвучены,
• вы можете направить нам возражения против обработки данных или требование об ограничении обработки (ст. 21 Закона).

Запросы и требования направляйте письмом по адресу: город Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Даниловский, проезд 1-й Автозаводский, дом 4 корпус 1 помещение 47/1/5, — или на адрес электронной почты (адрес виден при включённом JavaScript). Пользователь платформы может также написать в раздел «Помощь» личного кабинета.

Мы отвечаем на запрос в течение 10 рабочих дней с даты его получения. Этот срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней — тогда мы заранее сообщим причину.